Есть ли жизнь на Марсе? Попытка использования GTD

Доброго времени суток, друзья. Сегодня я хочу рассказать о своей попытке использования GTD и что из этого вышло.

Начну с того, что полноценно использовать GTD я не смог. Тому есть ряд причин, о которых ниже будет сказано подробнее. Если кратко — на бумаге хорошо, а на деле как-то не очень. В общем, поехали.

Что такое GTD? Для тех, кто не в курсе, GTD — это Getting Things Done. Методология управления делами, да и жизнью, по большому счёту, тоже.

Впервые я заинтересовался GTD ещё году в 2008-2010м. Почитал статьи по ней. Кажется, даже книжку раздобыл. Узнал основные принципы, понял процессы и начал.

Попробовал собрать все свои дела «в кучку». Собрал. Далее процесс организации. Здесь пошло уже не так гладко. После него осталось множество задач и проектов. Как и должно быть. А вот затем… Затем система столкнулась с реальностью и перестала работать. Я и забросил её до поры.

В этом году (2017) я приобрёл обновлённое издание книжки Девида Аллена и решил постараться всё же построить систему так, чтобы она работала. Пока я неспешно читал книжку, я всё думал, как решить две основные для меня на тот момент проблемы — где хранить справочную информацию и где вести списки дел.

Кратко опишу принципы GTD, чтобы было понятнее.

  • Надо собрать все незавершённые дела. Всё, что вас заботит, надо внести в систему, чтобы можно было перестать надеяться на память и не волноваться, что что-то забылось или потерялось
  • Надо организовать всё это по нескольким категориям, чтобы было удобно пользоваться. Что-то является справочной информацией, про что-то надо иметь напоминание, что-то требует множества действий.
  • При организации ещё надо определить, какое следующее действие требуется. Именно действие. Что надо сделать первым, чтобы приблизиться к завершению дела?
  • Если что-то можно сделать сейчас за 2 минуты — сделать сразу
  • Система хранения информации должна быть простой, надёжной, доступной и обеспечивать сохранение и получение информации не более чем за 2 минуты. И желательно без необходимости отрывать зад от стула.
  • Вся поступающая информация и все задачи попадают во «входящие». Вы их туда сами должны добавлять и выглядит это в зависимости от того, как у вас реализована система. Когда вы принимаетесь за обработку «входящих», ничего нельзя возвращать назад. Надо сразу решить, что это и что с этим делать.
  • Систему надо периодически мониторить и поддерживать в актуальном состоянии. Вы должны быть уверены, что ничего не пропадёт из вашего поля зрения надолго. Решили, что некий проект сейчас делать не желаете? Хорошо, отложили. Но при следующем (еженедельном) обзоре вы его должны увидеть и подумать, может настало время им заняться? Или, может, он уже не нужен и информацию можно выкинуть?

Итак, мои проблемы — где хранить справочную информацию и где вести списки дел.

Где хранить? Учитывая, что я очень много времени провожу за компьютером, у меня очень много информации в цифровом виде. В бумажном виде книги (и не только) тоже имеются, конечно. Но акцент смещён на цифровую составляющую. Соответственно, хотелось найти программу, в которой было бы удобно всё хранить. Не просто создать некий каталог того, что где у меня лежит, а именно прямо в этой программе и хранить информацию. Длительное время я таких программ не видел. Затем нашёл Microsoft OneNote. Вполне себе неплохой менеджер блокнотов. Есть плюсы и минусы, конечно. И, кстати, бесплатный.

Честно говоря, подобные поиски я вёл ещё до решения о второй попытке внедрения GTD. Ещё где-то летом 2016 я начал использовать OneNote. Не для всего вообще, но кое-что туда заносить было удобно. Если бы я был уверен в приватности данных, я бы точно туда внёс все свои аккаунты и пароли. Удобно же, когда это всё доступно с любого устройства. Но вот чего-чего, а безопасности в OneNote мало. Поэтому для хранилища информации в рамках GTD он не подходил. Погуглив на тему того, как другие люди реализуют GTD, я наткнулся на то, что для этих целей полезен Evernote. Evernote сильно похож на OneNote. Точнее, OneNote сильно похож на Evernote — продукт из Редмонда всё же более молодой. Несколько лет назад я с Evernote уже пытался познакомиться, но тогда всё заглохло на стадии «да вы гоните, всего лишь 60 мб в месяц?!» и принципиальным нежеланием брать платную версию. Ну, не нужна была мне в то время платная, мне и бесплатная не особо требовалась.

Так вот. Пригляделся я к Evernote, погуглил, почитал статейки и поглядел видео. Выяснилось, что сейчас в Evernote есть возможность скрыть часть заметки под пароль. Шифрование производится на стороне клиента. Как утверждают разработчики, в базе не хранятся не только пароли, но и хеши. Только зашифрованная информация. Ну и если вы забудете пароль, то… «гудбай, май лав, гудбай». В общем, то что надо для хранения приватной информации. Общение с сервером, конечно, тоже безопасное. Плюс, клиенты доступны и на винде, и на маке, и на смартфонах-планшетах. Удобно. Остаётся вопрос с месячным трафиком. Тут я героически задушил жабу и решил, что возьму сразу максимальный тариф. Если даже для GTD не пригодится, то уж под свою «библитэку» точно подходит. Да и функционал у самого дорого тарифа самый полный. И стоит не особенно дорого — 2000 рублей в год. Я прикинул, что на игры в год я трачу не меньше и, значит, жабе кирдык.

Раз уж Evernote подходит как хранилище, остаётся вопрос с тем, где вести дела. Можно в отдельной программе. А можно и в том же Evernote. Плюсы отдельной — более удобная работа именно в пределах GTD. Минусы — куча корявых реализаций, куча реализаций «у нас есть версия для телефона, а на компьютере идите лесом» и прочие проблемы. Даже среди лидеров достаточно просто корявых программ. Ещё из минусов — слабая интеграция с хранилищем. То есть, надо будет постоянно держать запущенными уже две программы, а не одну. И обе должны постоянно синхронизироваться.

Плюс Evernote — он у меня уже куплен. И в нём же будет и хранилище. Из минусов то, что Evernote всё же не особо предназначен для ведения дел. Мягко говоря. Ну, мы люди простые, нам и микроскоп для гвоздей сойдёт. Особенно, когда есть парочка руководств, как им гвозди забивать.

Далее я занялся изучением этих самых руководств и продолжил чтение книги Аллена. Настроил структуру меток. Потихоньку начал пытаться что-то делать. Не впечатлило. Когда по книжке дошёл до практической части, выделил время и начал веселиться. Внёс в Evernote все свои дела. Как и раньше, это оказалось не особенно трудно. Не быстро, конечно, но не трудно.

Следующий шаг — обработка. Тут снова начались сложности, связанные с точным определением, что у нас и что с этим делать. Когда читаешь книжку, всё просто и понятно. Вот тебе пример, вот какие мысли тебя якобы посещают, вот тебе подсказка, как это воспринимать, чем считать и что с этим делать. Угу, а в жизни оказалось, что про часть вещей не знаешь, куда это определить. Потому что категории чёткие только в книжке, а у тебя ясного их понимания не сложилось почему-то. И все эти «следующие действия» тоже не всегда просто определить. Казалось бы, чего уж проще? Ан нет, сидишь и тупишь. Хотя должен успевать за пару минут определять следующее действие.

Саму структуру в Evernote мне пришлось начать корректировать. Просто потому, что предложенная в цикле заметок в интернете мне не подошла — уж слишком много телодвижений для неё требуется, слишком много всяческих меток создаётся и, главное, видно, что и сам автор не до конца понимает, что он и для чего придумал, и потому не объясняет внятно в своих заметках, постоянно на вопросы в комментариях отвечая «это не так важно, это вы легко можете организовать как вам удобно». Откуда я знаю как мне удобно, если я не понял, за каким чёртом ты это так предлагаешь сделать?

В общем, структуру я слегка упростил, стараясь не убирать или менять ничего, если оно мне прямо не мешает. До тех пор, пока не буду использовать GTD+Evernote и не увижу, что что-то мне вообще не требуется, а что-то надо изменить, чтобы стало удобнее. К сожалению, до этого я уже не добрался. Система рухнула раньше.

Отчего рухнула система? Вот основные причины:

  • неудобство. И дело не столько в том, что конкретно Evernote мало приспособлен для GTD. Даже если взять специальную программу ситуация кардинально не изменится. Для меня. Потому что меня напрягает для каждой задачи, для каждого действия, для каждой информации — для всего — заводить заметку в Evernote. Или запись в спец.программе. Скажете, можно без программ? Просто на бумаге вести? Можно. Но напряги будут те же — всё равно на каждый чих нужна бумажка. Да, затем вы сможете по этой бумажке быстрее сориентироваться. Но она всё равно, блин, нужна. И на это всё равно тратится время.
  • непонимание. К сожалению, даже сам Девид Аллен в своих книжках хоть и объясняет принципы системы, но делает это как-то так, что самостоятельно её использовать после прочтения могут не все. Куда полезнее для обучения,если тебя научит тот, кто уже пользуется этой системой. И расскажет и покажет, как что делать. И поможет правильно провести первую обработку входящих. И поможет настроить систему. И поможет провести первый обзор. Без такого обучения книжку придётся прочесть несколько раз. Ну или допустить большое число ошибок. Настолько большое, что до результата добраться будет проблематично.

И что же? Система плохая и нет смысла обращать на неё внимание?

Нет, вовсе нет. Система успешно используется и явно не одним человеком. То, что у меня она не пошла — вопрос моей личной ситуации и того, что нет полноценного учителя. С другой стороны, можно ведь взять элементы системы. Вот это я сейчас и пытаюсь сделать. Что из этого получится — увидим. Постараюсь отписать в комментарии, а может даже и новую заметку сделать, если будет о чём.

One comment

  1. В итоге приспособить элементы тоже не вышло. Слишком много источников информации и слишком неорганизован и ленив я. Пример. Я много времени провожу за компьютером, ещё немного за планшетом. И телефон почти всегда под рукой. Казалось бы, в любой момент можно в эвернот добавить нужное. А вот фигушки. Поехал куда-то по делам, с собой только телефон. Тебе сообщили какую-то информацию. Просить повторить на диктофон не очень уместно. Самому бегать как агент Купер и наговаривать в диктофон — не мой вариант. Да и разрядиться телефон может. Таскать с собой блокнот и ручку — легко. Но бесполезно, ибо я НИКОГДА ими не пользуюсь «на бегу». Понятно, что можно приучить себя. Вот только проблема не в одной лишь «мобильной» информации. Проблема в целом в системе. На её поддержание реально уходит много времени, а эффект от этого ожидается только спустя время, а не моментально. Первые дни и даже недели пыхтишь, стараешься… Но без Дэвида Аллена, стоящего над душой и постоянно возвращающего тебя на правильный путь использования системы очень непросто применять её и не нарушать. А лень она такая — чем дальше, тем больше хочется послать эту GTD куда подальше и избавиться от лишней работы, которую «сам себе придумал».
    В итоге получается, что какие-то важные вещи имеет смысл добавлять в календарь с напоминалкой. Какие-то важные вещи вести в виде списков. Например, «куда хочу сходить». И то далеко не всё в такие списки стоит вносить. По Аллену — надо всё, чтобы выбросить из головы. По опыту — то, что действительно важно или кажется важным. То есть, если хочется сходить в театр и непременно в недалёком будущем — добавляем, а если хочется «в музей мадам Тюссо, если буду в Лондоне» — зачем нам такое помнить, если шанс поездки за рубеж невысок в ближайшем будущем (нет, если вы собираетесь в поездку — стоит записать, поможет составить план, но если это из разряда «а вдруг повезёт и поеду» — в сад такие записи)?
    В общем, здравый смысл и оценка того, что стоит сохранения. И вот для сохранения и удобного доступа, повторюсь, эвернот подходит отлично.

Leave a Reply

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *